导读

「软知识」板块是穿插在各个专题之间的一些碎片性的经验知识板块，这些看似简单和不重要的知识，恰恰是区分设计师和成熟设计师的一道坎。有了这些项目经验后，才能算着一位能够独挡一面的设计师。所以，还是那句口号：“硬知识，让你快速成长；软知识，让你弯道超车”

本期我们来聊聊关于“写邮件”的那些事儿，主要想解决下列问题：

1、为什么要学习写邮件？

2、如何正确写一封邮件？

3、写邮件需要注意哪些细节问题？

可能对于很多职场新人来说，在微信横行的时代，写邮件传递资料这种上世纪的通讯方式应该是不可能存在于当下这个职场环境了。

如果是你是这样认为的，那么，你可能真得好好了解下本期内容了，因为对于一个标准的职场人来说，如何写一封邮件是一项入门技能。

因为目前申请工作或出国留学等都以邮件形式往来。日常的工作中，办公邮件往来也是家常便饭。

在国内正规的企业以及境外公司进行工作方面的沟通，都是通过邮件的方式进行。

邮件在今天依然有着不可替代的重要作用，接下来我将分享给大家关于写邮件的知识点。

1、邮件，是一种以书面的形式与各方进行沟通的重要方式，体现公司的专业性和公司形象。只要存在沟通，就存在写邮件的工作。所以，邮件贯穿整个项目事宜的始终。

2、并且在出现经济纠纷，责任事故等问题，进行责任追究和判定时，邮件可以作为法律依据。所以在与国内正式的大公司以及境外公司进行沟通时都是使用邮件作为沟通工具。

在开始写一封邮件之前，不妨咱们先回忆一下，你收到的邮件常常会存在哪些问题？

1、无主题

只有一个附件发过来，不知道这个邮件是干什么的。

2、无附件

收到一个邮件，附件忘记发过来了。

3、无落款

收到邮件，但是不知道你是谁，哪个公司，负责哪个项目上什么工作的？

所以正确写一封邮件，并不是一件简单容易的事。尤其是对于室内设计师来说，更是如此。

那么，一封能体现出自己是一个成稳的设计师的邮件到底是什么样的呢？

简单来说，标准的邮件应该满足以下3点：

1、标题

标题，一定要精炼表达主要内容，标题过长在列表中就不能完全显示，且留下啰嗦的印象。

2、正文

先打个招呼，之后直接说明事情。

1.xxxx事情，需要xx配合或者解决。

2.xxxx事情，需要xx配合或者解决。

3.xxxx事情，需要xx配合或者解决。

4.xxxx事情，需要xx配合或者解决。

最好就使用清单体的形式，条理清晰，准确叙述具体事情。直抒胸臆，千万不要绕来绕去，更不要煽情之类的。可以适当配图，辅助说明事情或问题。

3、落款

写上自己的名字、职位、公司名字及联系电话。留意下面几点：

1.某些项目会用不同的公司去签署，不要写错公司的名称。

2.所有邮件软件都带有签名功能，可在签名栏里设置你的落款。

越是专业的公司，落款越是精致。

最后，在发送邮件之前需要进行检查，防止邮件出错，导致对公司的专业性产生质疑，引起不必要的麻烦。所以，下面这份自查清单，可以避免你出现一些不必要的麻烦。

1、写这封邮件的出发点是什么，有没有表达清楚？

2、邮件的显示名是否正确？

3、是否醒目强调了邮件的主旨？

4、附件命名要正式。

5、附件发送前要查杀病毒。

6、附件过多或过大，可以使用超大附件或云盘链接。小附件就不要使用超大附件了。

PS：尤其是在自己要发送一份重要的邮件时，一定要按照这个清单对一遍。我吃过亏，说多了都是泪。

现在，标准的邮件格式和写邮件的方法你已经了解了，接下来，为了避免发送时遇到意想不到的错误，所以，我为你梳理了在投递一封正式邮件时，你需要注意的4个要点：

1、发送方式

写完邮件后，进行发送，首先就要明确发送方式。发送方式分为3种

a、主送：主要的邮件接收人，由他来负责解决邮件中说明的问题

b、抄送：项目中涉及到多方人员。虽然邮件中描述的事情并不由他负责，但是作为相关人员，需要了解事情的进展变化。

c、密送：秘密发送给某个人，主送和抄送的人都不会察觉。

2、及时回复

收到邮件后，及时做出回应是基本的礼貌，也是基本的服务态度。

3、再次检查

我们在写完邮件后会进行一次检查，在确认发送方式后，会进行再一次的检查。

4、邮件有问题，但已发出

这个时候要追加发送一次邮件

a、在后续邮件的标题上简单注明重新发送原因并致歉，

b、提醒收件人忽略上一封邮件。

5、特殊情况下，设置自动回复

比如，在休假期间需要有效设置自动回复邮件功能，写明休假时间段，工作代理人及联系方式，自己紧急联系方式等。

关于怎么写好一封邮件，你学到了吗？我们一起来回顾一下吧:

1、一份电子邮件的标准格式分为三部分，标题，正文，落款。

2、发送前需要进行多次检查，避免出现错误。

3、邮件回复要及时，有需要时可以设置自动回复。

最后，咱们用一张导图来回顾下本期的要点吧。

（部分图片来源于网络）

今日练习

看完本章的内容后，请你按照我们所讲的内容与做法，认真完成你要发送的每一封邮件。

下期预告

下期我们主要解决：

1、如何理解现场勘查？勘查的目的是什么？

2、如何做好现场勘查？都需要勘查什么内容？