导读

「软知识」板块是穿插在各个专题之间的一些碎片性的经验知识板块，这些看似简单和不重要的知识，恰恰是区分设计师和成熟设计师的一道坎。有了这些项目经验后，才能算着一位能够独挡一面的设计师。所以，还是那句口号：“硬知识，让你快速成长；软知识，让你弯道超车”

本期我们来聊聊关于“会议纪要”的那些事儿，主要想解决下列问题：

1、会议纪要到底是什么？

2、会议纪要应该怎么写？

3、会议纪要一般是由谁来写？

在实战指南第一季的第147讲中，我们曾经讲过有关“设计交底”的那些事，当时我们说过，当设计交底会议结束之后，需要我们针对会议中各专业讨论的主体以及其结构，撰写一个会议纪要。

把我们设计交底会议过程中遇到的问题及解决方案进行一个归纳和汇总，如实的记录我们的会议内容，这就是我们所说的“会议纪要”。

那这个“会议纪要”我们应该用什么方式去记？需要着重记录哪些信息？记录的时候有哪些要点需要注意？

这些都是我们在会议中及会议后，在整理输出的过程中需要重点掌握的知识。

而作为一个成熟的职场人，尤其是参与工装建设的小伙伴，写会议纪要可以说是必备的技能，也是多数人进入大企业会被委派的“第一份工作”，可见其重要程度。

接下来，我将从以下2个方面来和你一起分析有关“会议纪要”的相关知识，教你写出一份标准的“会议纪要”。

一、会议纪要需要记录哪些信息？流程是怎样的?

我们前面说了，会议纪要的主要目的就是如实的记录我们会议过程中所讨论的内容，那这里面就需要我们整理好会议相关的各类信息，

比如：这次参会的客户是谁？主要讨论什么项目？为什么要开这个会？这次会议想解决什么问题？等等。

那我们把这些内容展开来看，主要可以分为2类：基本信息和主要讨论内容。

1.会议基本信息记录

会议纪要中需要记录的基本信息可以分为7类，我们可以进行逐一分析：

a.客户名称

我们的客户是谁，就把他的名称写上，如：上海市xxx有限公司。

客户名称↑

b.项目名称

c.目的

这个位置需要把我们此次会议的核心目的写上，如：xxx商业室内50%扩初设计汇报。

目的↑

d.地点

地点也就是我们召开会议的地点，如：上海市xxx公司办公室。

地点↑

f.出席人与未出席人

把我们本次会议参与人与应参与却未到场的人也全部写出来，并标注对应的公司。

出席与未出席人↑

g.发送对象

最后需要标注的基本信息就是我们本次会议纪要的发送对象，直接标注“出席及未出席者”即可。

发送对象↑

最后，我们用一张整体的会议记录来回顾一下以上7种基本信息的记录方法：

会议纪要样板↑

2.主要讨论内容记录

上面我们说了基本信息的记录，那接下来我们就应该按照顺序开始记录我们的会议主要讨论内容了，这里面我们可以分为2个方面来记录：

a.在正式记录之前，我们可以用一句话来总结一下我们本次会议的主要讨论内容，然后再展开具体的内容记录。

如：1.0 xxx发展总公司（简称甲方）以及参与项目的各个设计方xxx工程设计，xx设计，xx设计院等进行了xx商业精装50%室内扩初汇报，汇报获得了业主的认可。

汇报会议中，xx设计详细介绍了商场室内50%扩初设计(材料方案，室内天花方案，铺地方案，平面优化调整等等)并与业主方以及各个设计方积极讨论所涉及到的内容，并得以确认。

1.0总结本次会议讨论内容↑

b.总结完整体项目讨论概况后，我们就能记录详细的会议讨论信息了，可以用图文的形式进行表达。

我们可以以问题→解决方案的方式进行记录：

如：1.1（序号）商场一层平面中，x轴—x轴处的卫生间位置有待优化，如下图：

详细问题记录与解决方案↑

xx设计建议的平面调整方案：（会议讨论结果）

卫生间沿走廊开门中立面上可做暗门处理，原卫生间区域可做xxx用。若xx设计院中一层平面中有更合适的位置，请提出给与各方参考决议。

1.2 xx设计建议商场一层x轴—x轴处xx空间改为xx空间，便于服务办公楼和商场。

1.3xx处风管宽度需压缩至最小值（xx设计院符合答复）

以此类推，把我们会议过程中的讨论内容及解决方案按照排序全部记录好，以便查阅。

二、记录中的要点及注意事项

在我们记录的过程中，有4个需要注意的点：

1.客观的、如实的记录会议内容。

2.内容调整后需明确后面的工作由谁来做、执行的明确时间。

3.我们还会在会议纪要的下面写一句话，保护自己：

“以上所有内容，如有异议，请在两个工作日内给到回复，如果不回复，视会议纪要所有内容大家都是认可”。 

这是为什么呢？

a.因为往往很多会议纪要人家不会去看，业主也不在意，反正你写就写了，但这个会议纪要里讲的内容还是很重要的。

它是我们的一些结论，这些结论可能是会上在讨论完之后，业主在回避的，他不想担这个责任。

b.比如有的业主会说我没收到这个邮件，你什么时候发的，我怎么不知道？项目出现问题时就会推卸责任。这时候邮件的功能就会体现出我们什么时候发出来的。

c.但还有一种业主会说，你说是这么做，但我没同意，会议纪要是你写的，你凭什么说我同意？

这句话一出，业主就会紧张，有些人一看不说就是默认了，就会仔细看并且回复。

所以会议纪要最大的作用就是保护自己，让各类工作可以明确和推进。

4.确保会议记录发送的及时性。

会议纪要最晚不要超过2天，2天内要把会议的所有内容发出去，不发的话，就没有时效了。

过了一星期你说会议纪要写好了，谁还理你啊？早已经是下一波事情了。必须是当天事当天结束，尽快把这个东西弄完。

一般我们开一天的会，涉及到很多单位的话，会议纪要会很长很专业，开一天就会很晕。

回来还要连夜把会议纪要写完，这个是很费精力的，所以一般的会议纪要是会议的主持方写，谁主持会议谁写。但这里面我们可以分成2种情况来分析：

1、从主持方角度看

如果是主持方来写，它一般会提一个要求，因为它不是纯专业的，或者说他只是一个项目管理公司，它就会要求：

方案设计师，你的内容你写，灯光你的内容的你写，几个人写好，汇总给我，我来汇总成一个东西，最后变成一个整体的会议纪要，发给业主，再看一遍有没有什么问题，如果2天没回复，没问题，这个就正式的发出去了，就是这样。

2.从深化方角度看（方案设计、项目负责人等等）

从我们深化设计的角度来说，我们不想偷懒，或者说不建议偷懒，我们强烈要求这个会议纪要我们来写。

b.有些东西我们也可以往我们想要的方向去写，比如：会议纪要中写的是，这个事情在业主强烈明确下，其实会议中是业主是偷偷摸摸说好吧。

c.但事实还是事实，只是在事实上面加了一点点我们的情绪，强调的或者是弱化的内容。导致我们会议纪要出去的时候能够把我们的想法表达的淋漓尽致。

一般业主很少会去改会议纪要里的这些东西，他就会说这个结论对与不对，它不会去说这些。但是这些东西写进去，一旦有问题，要去讨论的时候，那对我们就比较有利。

所以我们就会叫我们的方案设计师也好，项目负责人也好，做这个事情的时候，我们自己做。回来当天连夜写完，第二天发掉。是这样一个状态。

好了，今天的软知识就分享到这里，稍微小结下本期内容：

今天，我们介绍了设计会议纪要的写法，从2个方面讲解了会议纪要的全部内容：

1、 首先我们是讲解了会议的基本信息以及讨论内容的记录方法，填写会议纪要的要点和注意事项。

2、 然后又明确了会议纪要的记录方到底是谁，由各专业汇总或由深化方，设计方等独立记录都可以，只不过由我们写可以对我们比较有利。

最后，通过一张图来回顾本文知识要点：

（部分图片来源于网络）

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今日练习

内容看完了，我为你准备了2个小练习：

1、 看完本章的内容后，请你用简洁的语言进行总结，如何才能写出一份标准的会议纪要？

2、 在平时的工作过程中，使用我们教给你的方法完成你的每一份会议纪要。

希望你能在本文留言区或者设计得到的提问区，写下你的理解，咱们一起交流探讨，与小伙伴一起过过招。

下期预告

下期我们主要解决：

1、如何理解设计例会？

2、设计例会的流程是怎样的？

3、设计例会有哪些注意事项及会议原则？